Sistem Informasi Pengolahan Data Arsip

SISTEM INFROMASI PENGOLAHAN ARSIP

Pengelolaan dan penyimpanan data kearsipan/ surat menyurat merupakan tugas pokok yang dilaksanakan pada Subag Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Perhubungan Kota Cilegon, sedangkan pengeloaan keearsipan yang dilakukan masih secara manual, yaitu dengan mencatat surat yang masuk maupun yang keluar kedalam sebuah buku agenda surat. Pencarian surat yang memerlukan jawaban pun masih dilakukan secara manual. Petugas mengalami kesulitan mengenai penelusuran atau pencarian surat itu sendiri karena harus membuka  kembali buku agenda untuk mencari surat mana yang belum dibalas oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perhubungan Kota Cilegon.

Melihat latar belakang tersebut, maka saya berinisiatif membuat sistem pengolahan database yang dikemas dalam Apalikasi Sistem Informasi Pengolahan Data Arsip di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perhubungan Kota Cilegon, sehingga dapat memberikan palayanan yang lebih baik dan mampu meningkatkan efektif dan efesien pekerjaan khususnya pada saat pecariaan data dan pelaporan data kearsipan dan berikut ini tampilan user interface Sistem Informasi Pengolahan Data Arip adalah :

User Interface/ Antarmuka Pengguna

Sistem Informasi Pengolahan Data Arsip

Form Login Sistem Informasi Pengolahan Data Arsip

Form Loading...dibawah ini akan muncul, apabila pengisian benar [Kode],[Password] pada form login

Form menu utama sistem akan muncul,setelah loading..sistem menghilang hingga mencapai 100%

Berikut ini tampilan pilihan menu utama yang terdapat pada sistem

Pada form input data surat masuk terdapat 2 (dua) tab proses data

• Pada Tab 1 (Masukkan Data Surat Masuk), digunakan untuk Input data surat masuk
• Pada Tab 2 (Lihat Data Surat Masuk), digunakan untuk melihat/mencari dan merubah data surat masuk dan terdapat 4 (empat) fungsi yaitu untuk 1) Laporan Surat Masuk, 2) Kartu Disposisi, 3) Kartu Kendali dan 4) Buku Kendali

Form input data surat masuk, akan muncul setelah button [Surat Masuk] pilih/diklick, berikut tampilan form input data surat masuk dan akan menampilkan Tab 1 (Masukkan Data Surat Masuk)

Kemudian berikut ini Tab 2 (Lihat Data Surat Masuk), bila dipilih/diclick akan ditampilkan

Berikut ini preview Laporan akan ditampilkan, apabila [combo box] Bulan, [combo box] Tahun dan kemudian button [Kartu Kendali] dipilih/click

Kemudian berikut ini input data pada form (Kartu Disposisi Surat Masuk) akan ditampilkan, apabila button [Kartu Disposisi] dipilih/diclick, kemudian isi teks (Instruksi/Informasi dan Diteruskan Kepada dan pilih/click button [Simpan]

Kemudian berikut ini data disposisi form (Data Kartu Disposisi) akan ditampilkan, apabila button [Lihat Data] dipilih/diclick

Berikut ini Preview Laporan Kartu Disposisi akan ditampilkan, apabila button [Cetak Kartu] dipilih/diclick

Kemudian berikut ini untuk menampilkan preview Laporan Surat Masuk akan ditampilkan, apabila button [Laporan Surat Masuk] dipilih/diclick, lalu pilih kombo box (dari bulan), dan (sampai bulan)

Berikut ini Preview Laporan Data Surat Masuk akan ditampilkan setelah button [Lihat Print] dipilih/click

Berikut ini tampilan form input data surat keluar, terdapat 2 (dua) Tab, Tab 1 (untuk input data surat keluar) dan Tab 2 (untuk mencari,merubah,hapus data)

Berikut ini form input data Daftar Pertelaan Arsip,digunakan untuk menidentifikasi penyimpanan arsip pada penyimpanan/lemari arsip

Berikut ini tampilan tab 2 untuk melihat data dan preview/ cetak laporan pertelaan arsip

Berikut ini fasilitas backup dan restore data, untuk mengamankan file dabase sistem aplikasi pengolahan data arsip

Tampilan user interface tersebut hanya beberapa saja atau belum mencakup semua fungsi yang terdapat pada Sistem Aplikasi Pengolahan Data Arsip,dan sistem tersebut dibuat untuk mampu menangani data dan arsip dinas kususnya pengelalaan data surat masuk dan surat keluar dan telah menggantikan pengelolaan data semi komputer/ dengan paket ms.office bawaan windows dengan sistem komputerisasi yang dikemas dalam Database Sistem Aplikasi Pengolahan Data Arsip, pada Subag Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Perhubungan Kota Cilegon.

Share this post